Najlepszym sposobem zapobiegania kryzysom jest prowadzenie stałej komunikacji z mediami i śledzenie nastrojów dziennikarzy wobec samej organizacji poprzez pozostawanie z nimi w stałym kontakcie. Ważne jest powołanie rzecznika reprezentującego NRA i prowadzenie regularnego biura prasowego (Zespołu).

Komunikaty prasowe winny być nadawane w szczególności w sytuacjach kryzysowych, ale nie tylko. Stały kontakt z mediami, przekazywanie informacji oraz komunikowanie działań edukacyjnych sprawi, że media w przypadku kryzysu będą znały również pozytywne informacje o środowisku adwokackim i trudniej im będzie je zaatakować. Jednocześnie, jeśli NRA stanowić będzie pierwsze źródło informacji dla mediów, w przypadku otrzymania informacji negatywnych na dany temat, najczęściej do NRA właśnie będą się one zwracać o komentarz lub zajęcie stanowiska, co pozwoli od razu przedstawić tzw. „naszą wersję wydarzeń”.

Znaczenie kryzysu dla organizacji potwierdzają̨ badania opinii managerów. Według badań przeprowadzonych przez Association of Insurence and Risk Managers, na 250 największych firm w Wielkiej Brytanii aż 62 % managerów uznało, że ryzyko utraty reputacji to największe ryzyko biznesowe dla ich firmy. Z danych Institute for Crisis Management wynika natomiast, że tylko 29 % przypadków stanowią kryzysy, których przyczyn nie można przewidzieć. Pozostałe można zidentyfikować na bardzo wczesnym etapie ich powstawania, kiedy to zwykle można uniknąć ich eskalacji i upublicznienia poprzez media, dlatego należy prowadzić ciągły monitoring własnej struktury, mediów oraz mediów społecznościowych (ze szczególnym uwzględnieniem grup dyskusyjnych – otwartych i zamkniętych) co określić można jako działanie profilaktyczne polegające na „monitorowaniu emocji”.

Należy przyjąć, że kryzysem to każda sytuacja, która wyzwala negatywne reakcje wśród członków Adwokatury lub mediów (a co za tym idzie – także społeczeństwa). Zarządzanie sytuacją kryzysową dotyczy zaś zarówno metod opanowania i wyjścia z niej jak i przygotowania się na ewentualność jej zaistnienia. Rozważanie potencjalnych sytuacji kryzysowych zwykle powinno pozwolić zapobieżeniu im lub zminimalizować ich niekorzystne skutki. W tym celu należy opracować:

Podręcznik działań antykryzysowych – winien mapować procesy komunikacji, które powinny zostać wdrożone przez NRA w celu redukcji skutków kryzysu. Określone w podręczniku procesy oraz opracowane materiały mają na celu zapewnienie, że w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, prowadzona komunikacja pozwoli na sprawne, profesjonalne i efektywne wsparcie odbudowy wizerunku i pozycji NRA/całej Adwokatury. Podręcznik zawierałby szablony do wykorzystania przez członków Zespołu i przedstawicieli władz samorządowych (NRA oraz ORA), przydatne dane kontaktowe oraz informacje nt. przebiegu procesów komunikacyjnych w sytuacji kryzysowej).

Zestaw materiałów antykryzysowych zawierający wzory oświadczeń, informacje o NRA i ORA, publiczne Q&A, instrukcje dla rzeczników i członków władz samorządowych odnośnie ewentualnych kontaktów z mediami, briefing pack dla członków zespołu (co się wydarzyło, co to oznacza dla środowiska, fakty dot. danej sytuacji, co można zrobić, aby pomóc).

Dark site – wzór dedykowanej kryzysowi i ukrytej strony uruchamianej jedynie w przypadku kryzysu, zawierającej informacje dla dziennikarzy. Dostęp do niektórych treści powinien być ograniczony do konkretnej grupy osób (np. przedstawicieli rzetelnych redakcji).

Q&A – dokument zawierający możliwe do przewidzenia w sytuacji kryzysu pytania i odpowiedzi na nie.

Aby zminimalizować skutki kryzysu, konieczne jest także prowadzenie wpadkowych – pozytywnych kampanii medialnych uruchamianych po jakimś (niezbyt długim) czasie od wystąpienia kryzysu, zmierzających do odzyskania reputacji. Najlepszym przykładem takich kampanii są przedsięwzięcia edukacyjne.

Równie ważne jak prowadzenie stałej komunikacji zewnętrznej jest prowadzenie komunikacji wewnętrznej z członkami samorządu adwokackiego. Nie ma w tym celu konieczności powoływania odrębnych procedur kontaktu z członkami samorządu – o ile NRA będzie kierowała na zewnątrz odpowiednio regularne komunikaty, adwokaci nie będą mieli powodu po temu, aby twierdzić, iż nie są doinformowani.

Adwokaci powinni nadto umieć skierować media do danej osoby z wszelkimi pytaniami lub wątpliwościami dot. sytuacji kryzysowej. Adwokaci powinni mieć świadomość, iż w interesie całego środowiska jest budowanie spójnego przekazu medialnego, czemu sprzyjać mogłoby zaniechanie indywidualnej aktywności w tym zakresie. Rzecz jasna, nie chodzi tu o wprowadzanie ograniczeń wypowiedzi, lecz uczulanie na to, iż w ramach samorządu funkcjonują prawidłowe struktury informacyjne.

W przypadku zapobiegania kryzysom najważniejsze jest opanowanie pierwszej ich fazy. Dobre przygotowanie komunikacyjne i logistyczne pozwala na sprawne złagodzenie skutków kryzysu. Dodatkowo przetestowanie odpowiednich reakcji i procedur wcześniej w ramach symulacji kryzysowych pozwoli ograniczyć́ prawdziwe skutki kryzysu.